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时间管理丨必须定期检查银行余额

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上周我们聊了一下时间管理法GTD的“组织”,你把事务一件件的安排进你的各种清单或者备忘录,就好像把钱存进了不同的账户。大家可能都会有定期检查自己银行余额的习惯,看看这个月赚了多少钱,看看支出了多少还剩多少。对于一个好的时间管理者,这种习惯是非常必须的!在GTD的理论里,我们把这种习惯称为“回顾”。


“STEP4 回顾”



关于回顾我们主要讲三个方面:回顾的好处回顾的时间还有回顾的方法一般通过回顾你可以孵化更多的事情,产生更多的灵感,形成更高的高度。


孵化事件:大家可能还记得在所有清单里面我们有一个“将来清单”专门用来管理将来需要做的事务。这里孵化事件的含义,主要是针对“将来清单”做修剪和孵化处理,把我们不感兴趣的事情划掉,对我们感兴趣的事情做深度思考甚至提上工作日程。如果没有这样一个过程,“将来清单”会越来越庞大,最终一件件堆在那里。


产生灵感:每天我们忙于工作的时候,都是聚焦在一个点。我们的注意力集中在一个又一个点上,没有办法对我们要做的事情做系统性的思考。然而“回顾”就是一个基于面的系统性思考。在一个不被打扰的时间和空间里面,我们审视过去发生的事情,展望未来要做的事情,思考平日里没有办法安静思考的复杂事件。然后点与点开始产生化学反应,产生各种各样的灵感。


提升高度:跳出平日繁琐具体的事务,对自己一周的工作进行审视。拿出自己制定的目标,思考自己通向目标的道路,然后把上周的总结运用到下周的实践中去。像是拿着指南针的探险家,不断修正自己的方向。当我们站在一个更高的高度来看待上周我们见过的人,发生的事的时候,我们就会有新的认识。



基于每个人的情况不一,所以回顾的时间没有好坏之分,一般要看个人的喜好。也有一部分时间管理专家提出“回顾”的时间应该发生在某一段时间的后期,比如每天结束前,每周结束前等等。在这里我们建议两个时间段:


每天下班:每天下班的最后,我一定会问自己四个问题,像是一种仪式。回答自己之后,我才会放下工作变成儿子,老公,父亲。这四个问题很简单:今天做了什么?哪些比较满意,哪些不满意?推进了哪些重要的事情?明天的规划是什么?


每周回顾:除了每天的回顾,非常推荐你做一下每周的回顾。可以根据你自己的实际情况设置一个每周固定的回顾时间,我自己是每周六上午9:00-10:00。


那么具体我们应该怎么进行回顾呢?



清空收集篮:清空收集篮这个概念涉及比较广,比如邮件收件箱的清空,桌上记事本上的清空,办公室和家里的环境的清空,这些都算是清空。我们需要通过这些不同的清空,来整理自己的大脑。


检视将来清单,行动清单,项目清单:我们需要去检视我们各种清单,将来清单里面有没有可以提上日程的任务,比如去北京旅游,最近是不是国庆假期?那就把这项从将来清单中拽出来,当做任务进行分解之后放到你的行动清单里去。


行动清单里面有没有已经完成但是还没有来得及划掉的任务,上周做了哪些事情,下周还要做哪些事情?行动清单上有哪些行动需要具体规划到下周某天去执行的。


打开项目清单浏览一下清单里面有哪些项目。项目推荐到什么程度?项目要取得什么样的成果在分解项目过程中人员分配成本消耗市场策略等方面有没有需要修正的地方或许你会发现什么遗漏了或许你会有什么新的想法都应该在回顾的时候添加进去。


▌日程表:打开日程表看看下周的安排,有哪些会议根据日程情况适当的调整下一步行动。比如下周三的日程表上已经非常满了那就把行动清单里面的事情多安排一些在周一周二。


▌收集到印象笔记里的内容:大多数收集的资料我们都不会去太过留意,然而一般我们收集上来的东西都是比较有用或者有趣的内容,不进行一些回顾可能会永远堆积在那里,所以我一般会找一个时间把收集的内容,再做一次浏览,加深印象。


年度目标目标是一个需要经常回顾的重要内容通常长期的目标可能需要一年或更长的时间才可能达成,例如锻炼目标每天早上起床跑步,例如现金目标两年内每月现金流超3,例如自我发展目标我要每年阅读50本书等等,每回顾一次年度目标,我们就会被点燃一次。


今天我们主要讲了GTD中“回顾”这个步骤,我们从回顾的好处回顾的时间还有回顾的方法来拆解这个“回顾”,下周我们来看一下GTD的最后一个步骤“行动”。


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